În situația în care, la depunerea cererilor de eliberare a certificatelor, se stabilește că au intervenit modificări la numele de familie și/sau prenumele titularului actului, cetățean român sau persoană fără cetățenie cu domiciliul în România, acestea se soluționează după înscrierea mențiunilor corespunzătoare.
Certificatul de naștere se eliberează titularului actului sau reprezentantului legal, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială.
Eliberarea unui nou certificat de naștere în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior.
Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soți sau, la cerere, ambilor soți ori reprezentanților legali ai acestora, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocațială; eliberarea unui nou certificat de căsătorie în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior, deținut de soțul care solicită certificatul.
Pentru soțul supraviețuitor sau în caz de divorț se pot elibera certificate de căsătorie doar cu mențiunile corespunzătoare.
În cazul actelor de căsătorie în cuprinsul cărora nu se regăsește rubrica privind „numele de familie al soților după căsătorie“, la eliberarea certificatelor se solicită declarație dată în fața ofițerului de stare civilă sau a notarului din partea ambilor soți, cetățeni români, cu privire la numele de familie ce se înscrie în certificat.
Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptățite, personal sau prin împuternicit cu procură specială sau împuternicire avocațială, ori, cu aprobarea primarului unității administrativ-teritoriale care a înregistrat decesul, persoanelor care justifică un interes legitim. Pentru valorificarea unor drepturi, prin excepție, membrilor de familie li se pot elibera concomitent sau succesiv certificate de deces.
În cazuri deosebite, precum persoane grav bolnave, netransportabile, internate în unități sanitare și centre de servicii sociale, se eliberează certificate de naștere sau de căsătorie și altor persoane, cu aprobarea primarului în baza documentelor justificative prezentate de solicitant.
Pentru persoanele reținute, arestate preventiv ori care execută o pedeapsă privativă de libertate/o măsură educativă privativă de libertate, cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se soluționează de către S.P.C.L.E.P./primăria unității administrativ-teritoriale pe raza căruia/căreia se află locul de deținere; cererea se transmite prin administrația locului de deținere care certifică și identitatea solicitantului; pentru persoanele arestate la domiciliu cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se depune prin împuternicit.
În situația în care, la depunerea cererilor de eliberare a certificatelor, se stabilește că au intervenit modificări la numele de familie și/sau prenumele titularului actului, cetățean român sau persoană fără cetățenie cu domiciliul în România, acestea se soluționează după înscrierea mențiunilor corespunzătoare.
Formularele standard multilingve se eliberează, la cerere, numai persoanelor îndreptățite să primească certificatele de stare civilă/adeverința cu privire la statutul civil la care se anexează formularele standard multilingve; este posibilă eliberarea concomitentă a mai multor formulare standard multilingve pentru un singur certificat de stare civilă sau adeverință cu privire la statutul civil, în funcție de solicitarea persoanei interesate.
Dacă documentele de stare civilă conțin mențiuni, acestea vor face obiectul unei traduceri separate, efectuată de către traducători autorizați, prin grija solicitantului.
