Cererea de transcriere a certificatului de deces se adresează primarului localității în raza căreia a avut domiciliul persoana decedată sau solicitantul însoțită de:
- certificatul de deces original eliberat de autoritățile competente apostilate sau supralegalizate a originalului;
- traducerea certificatului de deces în limba română și legalizarea lui la un notar public (dacă traducerea este făcută la un notar în străinătate trebuie să fie apostilată sau supralegalizată);
- certificatul de naștere și de căsătorie al persoanei decedate,
- actele de identitate ale persoanei decedate, solicitantului și persoanei împuternicite, în termen de valabilitate și originalele (CI sau pașaport cu domiciliul în străinătate),
- dovada cetățeniei române și a ultimului domiciliu din România pentru cetățenii români cu dom. în străinătate,
- procură specială în original, apostilat sau supralegalizată (pentru depunerea dosarului de transcriere și a ridicării certificatului de deces românesc transcris) și a legalizării, (apostilat sau supralegalizată) în cazul în care sunt făcute la un notar în străinătate, dacă cererea se depune prin împuternicit .
- declarația notarială (dacă se depune prin procură) din partea solicitantului din care să reiasă că nu am solicitat transcrierea / înscrierea certificatului (dacă declarația este făcută în străinătate trebuie să fie apostilată sau supralegalizată, tradusă și legalizată)
- orice alte documente necesare transcrierii
Notă:
a) Documentele eliberate de instituțiile statelor semnatare ale Convenției de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai putin documentele emise de state ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligatia de apostilare sau supralegalizare conform Regulamentului UE 2016/1991 al Parlamentului European;
b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 34 lit. a)-c) din Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 255/2024, coroborate cu prevederile art. 1093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau a misiunii diplomatice a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24, sector 1.