Cererea de transcriere a  certificatului de naștere  se adresează primarului localității în raza căreia este domiciliul titularului actului împreună cu următoarele documente: 

- certificatul (sau extrasul) de naștere original eliberat de autoritățile competente apostilate sau supralegalizate a originalului; 

- traducerea certificatului de naștere în limba română și legalizarea acestuia la un notar public (dacă traducerea este făcută la un notar în străinătate trebuie să fie apostilată sau supralegalizată); 

- actele de identitate  ale titularului (permis de ședere și pașaport) și persoana împuternicită în termen de valabilitate în original,

- certificatul de dobândire a cetățeniei române original, 

- pentru procură specială /apostilată sau suprelegalizată (pentru transcrierea certificatului de naștere și ridicarea certificatului de naștere românesc transcris) în original și traducere legalizată, în cazul în care este dată la notar în străinătate, dacă cererea este depusă prin împuternicit, 

- declarația notarială (dacă este depusă prin procură) din partea solicitantului din care să reiasă că nu am mai solicitat transcrierea / înscrierea certificatului (dacă declarația este făcută în străinătate trebuie să fie apostilată sau supralegalizată, tradusă și legalizată) (dacă este cazul) - orice alte documente necesare transcrierii 

Cererea de transcriere a certificatului de naștere pentru copilul minor sub 14 ani se adresează primarului localității în raza căreia au domiciliul comun părinții (și dacă părinții au domiciliul diferit, la oricare din cele două domicilii). 

Cererea de transcriere a certificatului de naștere pentru minorul de peste 14 ani se depune în nume propriu de către minor asistat de părinţi sau de reprezentantul legal al acestuia, împreună cu următoarele documente: 

- certificatul (sau extrasul) de naștere eliberat de autoritățile competente apostilate sau supralegalizate în original; 

- certificatul de căsătorie românesc al părinților și originalul (dacă este cazul), 

- documentele de identitate ale părinților, persoanei împuternicite, în termen de valabilitate în original (CI sau pașaport cu domiciliul în străinătate); 

- dovada cetățeniei române și a ultimului domiciliu din România pentru cetățenii români cu dom. în străinătate, pentru părintele cetățean roman

- procură specială apostilată sau supralegalizată (pentru transcrierea certificatului de naștere și ridicarea certificatului de naștere românesc transcris) în original și în traducere legalizată, în cazul în care este dat la notar în străinătate, dacă cererea este depusă prin împuternicit  (minorul care are peste 14 ani ani da  va procură în nume propriu, asistat de un părinte) 

- declarația notarială (dacă este depusă prin procură) din partea solicitantului din care să reiasă domiciliul copilului și că nu am solicitat transcrierea / înscrierea certificatului (dacă declarația este făcută în străinătate trebuie să fie apostilată sau supralegalizată, tradusă și legalizată) 

- declarația de acord din partea celuilalt părinte (în cazul persoanelor care au dobândit / redobândit cetățenia română) 

- orice alte documente necesare transcrierii 

Notă:

a) Documentele eliberate de instituțiile statelor semnatare ale Convenției de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai putin documentele emise de state ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligatia de apostilare sau supralegalizare conform Regulamentului UE 2016/1991 al Parlamentului European;

b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;

c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 34 lit a)-c) din Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 255/2024, coroborate cu prevederile art. 1093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau a misiunii diplomatice a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24, sector 1.